Menggunakan E-mail untuk Komunikasi
4.1. Pengguna Internet untuk Komunikasi (E-mail)
Terdapat dua jenis e-mail,yaitu sebagai berikut ;
a. E-mail yang berbasis web : seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web e-mail. Setiap menggunakan e-mail pengguna harus terhubung dengan internet
b. E-mail berbasis client : untuk menggunakan e-mail ini dibutuhkan perangkat lunak seperti Eudora atau Microsoft Outlook dan tanpa harus terhubung dengan internet
2. Fungsi e-mail sebagai alat komunikasi
e-mail adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lain. Kita dapat mengirim file berupa apapun dan apat mengirim ke beberapa orang sekaligus. E-mail juga mempunyai dampak negatif misalnya sebagai alat penyebaran virus komputer dan alat komunikasi orang yang mempunyai tujuan buruk seperti para teroris.
Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail diantaranya sebaqgai berikut ;
1. Melalui penyedia e-mail gratis : caranya hanya tinggal mengunjungi web penyedia tersebut
2. Undangan dari teman : dari temanmu yang telah memiliki account. Kamu tidak dapat mendaftarkan diri tanpa undangan dari salah seorang yang telah menjadi anggota.contohnya yang disediakan oleh google (mail.gmail.com).
3. Dari ISP : contoh ISP di Indonesia IndosatNET.koneksi internet dilakukan berdasarkan jumlah jam akses. Kamu harus mendaftarkan diri kepada ISP untuk mendapatkan layanan e-mail.
4. Dari perusahaan : diberikan oleh perusahaan. Ciri khasnya adalah alamat e-mail ini memiliki identitas perusahaan dimana e-mail tersebut terdaftar dan untuk mendapatkannya harus menjadi karyawan di perusahaan tersebut
5. Memesan sendiri : e-mail yang dapat kamu tentukan sendiri dari nama domain,identitas serta fasilitas yang ingin kamu dapatkan. Caranya harus memesan domain dan memesan paket hosting untuk server.
B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di kantor Pos (Fisik) yang Memiliki
Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password
Pengiriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan hasilnya tidak perlu di klarifikasi. Sedangkan melalui e-mail,kadang informasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada pengirim terutama yang bersifat penting. Hal ini disebabkan karena tidak jarang e-mail sampah (spam) yang diterima oleh pemilik e-mail atau kadang pengirim e-mail yang mengaku sebagai orang lain. Pengguna e-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut mailbox yang tersimpan di mailserver. Untuk membukanya harus menggunakan user ID dan password.
C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail
Banyak penyedia layanan e-mail antara lain ;
- Yahoo! Yang beralamat di mail.yahoo.com
- Gmail yang beralamat di mail.gmail.com
- Hotmail layanan dari microsoft yang beralamat di www.hotmail.com
- Plasa, dari telkom yang beralamt di www.plasa.com
Nama login atau alamt e-mail pada umumnya terdiri dari dua bagian utama yaitu nama mailbox dan nama komputer dimana mailbox itu berada
Format penulisan nama e-mail sebagai berikut
namamailbox@namamailserver
contoh : rizka@yahoo.com
4.2. Melakukan pendaftaran di Yahoo Mail
Berikut ini langkahlangkah untuk melakukan pendaftaran di Yaho Mail ;
a. Klik tombol Start, browser website misal mozzila firefox
b. Buka situs yahoo mail di http://mail.yahoo.com di kotak address
c. Klik Sign Up. Isikan form pendaftaran dengan datamu
d. Isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration
e. Klik I Agree pada bagian term of service
f. Jika aplikasimu diterima maka akan muncul kotak dialog sukses,klik continue to Yahoo Mail
g. Kamu akan mendapat inbox berisi ucapan selamat bergabung dari yahoo!. Selesai, untuk keluar klik tulisan sign out
2. Menggunakan Yahoo! Mail
a. Klik start lalu browser-buka situs yahoo!-isi Yahoo ID dan Password
b. Untuk mengetahui ada pesan masuk atau tidak dapat dilihat di inbox. Selain inboc ada juga draft,sent,spam dan Trash. Klik salah satu objek e-meil yang akan kamu baca.
4.3.Mengirim dan Membaca E-mail
1. Mengirim E-mail
Cara untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut ;
a. Langakh 1 sampai 2 sama dengan cara menggunakan e-mail seperti yang dijelaskan sebelumnya
b. Klik ikon Compose-pada kotak To ketikkan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan judul dari e-mail yang akan dikirim. Pada kotak Cc (Corbon copy) isi alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail
c. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy) isi alamat tujuan lain yang mendapat tembusan tetapi alamat ini tidak ditampilkan di sisi penerima sehingga penerima e-mail ini tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail ini
d. Isi e-mail yang akan dikirim pada kotak editor lalu klik Send
e. Akan muncul halaman konfirmasi-klik back to inbox
2. Mengirim Attachment File dalam E-mail
Ketika melakukan pengiriman e-mail kamu juga dapat mengirimkan lampiran lain berupa file melalui e-mail dengan menggunakan attachment,langkah-langkahnya sebagai berikut ;
a. Setelah menuliskan pesan di kotak teks,klik tombol attach files
b. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan mengklik tombol Browse-akan ditampilkan kotak proses pengambilan file
c. Setelah berhasil klik tombol Continue to Message-klik Send
E. Melakukan Reply dan Forward
1. Melakukan Reply E-mail
a. Buka surat di inbox-klik tombol Reply
b. Subjek dari balasan e-mail tersebut mendapat tambahan Re:Subjek Lama. Tuliskan balasan surat pada kotak editor.
c. Klik tombol attach files jika ingin menyertakan file-klik tombol send
2. Melakukan Forward E-mail
Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kamu terima ke alamat e-mail lain selain alamat si pengirim. Langkah-langkahnya sebagai berikut ;
a. Buka surat di inbox-klik tombol forward
b. Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kotak To-klik send
c. Klik Back To Message untuk kembalu ke kotak surat
4.4. Mengelola E-mail
Pengelolaan e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail,mengosongkan folder,atau memindahkan ke folder khusus sesuai dengan kategori yang kamu inginkan. Untuk menghapus e-mail dapat menggunakan cara berikut ;
a. Buka inbox,pilih e-mail yang akan dihapus
b. Klik pada bagian kiri sender sampai muncul tanda check list-klik Delete
Jika terspat e-mail yang masuk ke folder bulk sebaiknya dihapus,caranya pilih Bulk pada bagian folders selanjutnya sama seperti pada saat kamu menghapus e-mail
G. Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media Lain
Kamu dapat membuka dan menyimpan file atachment yang kamu terima ke media lain. Langkah-langkahnya sevagai berikut ;
a. Buka e-mail yang mengandung file attachment-akan ditampilkan halaman e-mail
b. Klik nama file attachment pada kotak subjek e-mail untuk membuka file lampiran
c. Klik scan and download attachment kemudian akan tampil kotak konfirmasi pengecekan file attach terhadap virus
d. Klik download attachment jika file yang sudah di scan benar-benar bebas virus
e. Akan muncul kotak dialog untuk download dan terdapat beberapa pilihan ;
a. Open jika hanya ingin membuka
b. Save jika ingin menyimpan
c. Cancel jika ingin membatalkan
d. More info jika ingin mengetahu informasi lebih lanjut mengenai proses download
f. Misal ingin menyimpan klik tombol save lalu save as-tentukan folder penyimpanan-ketik nama file jika ingin diubah
g. Klik tombol Save sampai muncul kotak dialog Download Complete-klik open
H. Kode Etik Penggunaan E-mail
Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette, berikut beberapa aturannya ;
a. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan karena penggunaan Caps Lock dapat diartikan sebagai teriakan
b. Hormati privacy orang lain, apabila kamu sedang mengirim e-mail ke sejumlah orsng yang mungkin tidak saling kenal gunakan Bcc agar alamat mereka tidak saling diketahui
c. Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalas. Tidak semua orang suka dengan bahan yang kita forwardkan
d. Jangan teruskan surat berantai
e. Jangan melakukan spam
f. Perhatikan suusnan e-mail ‘forwards’,luangkan sedikit waktu untuk menghapus tanda <<>
g. Jangan biarkan bagian subek kosong
h. Gantilah subject apabila topik pembicaraan kamu berubah
i. Hapuslah pesan Reply yang tidak perlu
j. Jangan mudah tersinggung,reaksi berlebihan atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik
k. Bersabarlah dalam menunggu balasan
l. Jangan mengirim e-mail dengan attachment yang terlalu besar kecuali jika diminta
m. Hindari kesalahan ejaan ataupun bahasa
n. Hindari penggunaan kata-kata ‘pedas’ karena membuat orang tidak enak hati.
4.5. AKSES E-MAIL DENGAN POP
E-mail adalah sebutan dari elektronic mail atau surat elektronik dalam bahasa kita. E-mail merupakan sarana yang berperan penting dalam berkomunikasi di dunia maya Internet. Di Internet email adalah merupakan identitas dan alamat kita di dunia maya internet. Untuk email account di Indonesia yang paling banyak pengguna email nya adalah Email Yahoo dan Google (Gmail)
Mengingat pentingnya e-mail ini tentunya sebagian dari kita selalu membutuhkan akses yang cepat ke account email kita. Salah satu cara akses email yaitu dengan cara memanfaatkan fasilitas POP3. Apakah POP3 itu ? POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol yang digunakan untuk mengambil surat elektronik (email) dari server email.
Salah satu alat untuk mengakses email via POP3 adalah menggunakan Ponsel yang sudah mempunyai Fitur EMAIL yang berbasis POP3 , Untuk Ponsel model baru kebanyakan sudah memiliki fasilitas POP3 Email. Salah satunya adalah Handphone ponsel Sonny Ericsson k610i. Dengan fasilitas Ponsel yang mendukung POP3 ini kita dengan mudah bisa menerima dan membalas email semudah mengirimkan SMS menggunakan Ponsel atau handphone kita
Berikut Langkah untuk mengaktifkan POP3 agar kita bisa menerima dan mengirim email menggunakan Ponsel :
Aktifkan Fasilitas POP3 pada account email anda. Langkahnya sebagai berikut :
Untuk mengaktifkan POP3 pada E-mail Yahoo :- Login ke account email anda
- Masuk menu email option / opsi email POP and forward / POP dan penerusan / Edit :
- Tandai pada bagian Akses web dan POP dan klik simpan / save
- Login ke account email google atau gmail anda
- Masuk / klik menu setting / stelan
- klik menu Penerusan dan POP / IMAP
- Pada Opsi 1 download POP tandai pada Fungsikan POP hanya untuk email yang datang sejak saat ini
- Pada Opsi 2 pilih simpan salinan Gmail ke kotak masuk
- Klik simpan perubahan
Setting E-mail Yahoo
- Nama account /Account Name : Yahoo mail
- Sambung dengan / Connetc Using : Pilih accout internet yang anda gunakan (Indosat, Telkomsel Dan sebagainya)
- Alamat email / Email address : user_name_email_anda@yahoo.co.id
- Jenis sambungan/Connection type : POP3
- Server masuk / Incoming server : pop.mail.yahoo.co.id
- Nama pengguna / User name : user_name_email_anda
- Kata sandi / passsword : Password email anda
- Server Keluar / Outgoing server : smtp.mail.yahoo.co.id
- Frekwensi cek / Check interval : Pilih sesuai dengan keinginan anda
- Enkripsi / encryption : TLS/SSL
- Nama pemakai keluar / Out going User name: user_name_email_anda
- Kata sandi / passsword : password email anda
- Port masuk / incoming port : 995
- Port keluar / out going port: 465
- Account Name : Gmail
- Sambung dengan / Connetc Using : Pilih accout internet yang anda gunakan (Indosat, Telkomsel Dan sebagainya)
- Alamat email / Email address : user_name_email_anda@gmail.com
- Jenis sambungan/Connection type: POP3
- Server masuk / Incoming server : pop.gmail.com
- Nama pengguna / User name : user_name_email_anda@gmail.com
- Kata sandi / passsword : password email anda
- Server Keluar / Outgoing server : smtp.gmail.com
- Frekwensi cek / Check interval : Pilih sesuai dengan keinginan anda
- Enkripsi : TLS/SSL
- Nama pemakai keluar / Out going User name : user_name_email_anda@gmail.com
- Kata sandi / passsword : password email anda
- Port masuk / incoming port : 995
- Port keluar / out going port 465
Harap diperhatikan untuk email yahoo username anda isikan user email saja anda tanpa @yahoo.com untuk Google email atau Google / Gmail isikan lengkap. Setelah setting email dan POP3 diatas maka anda akan bisa mengakses email dengan cepat dan mudah . Silahkan memanfaatkan fasilitas kirim terima email via ponsel . Semoga artikel dari ESC creation dot com ini bermanfaat buat anda.
4.6.Bikin Layanan Chatting Sendiri dengan Openfire
Hampir semua kantor tempat saya pernah bekerja menggunakan layanan Instant Messenger atau chat service untuk komunikasi internal kantor. Mulai dari yang menggunakan Free Open Source Software (FOSS) seperti Openfire, layanan publik seperti Yahoo Messenger (YM) sampai layanan premium berbayar seperti OCS buatan Microsoft yang login-nya bisa terintegrasi dengan akun kantor. Komunikasi lewat media chatting memang lebih enak dan efisien. Untuk kantor yang tidak menyediakan telepon di meja tiap karyawan, apalagi perusahaan yang banyak memiliki kantor cabang. Menggunakan layanan publik yang gratis seperti YM saja karyawan sudah bisa komunikasi real-time baik dengan mode teks ataupun dengan suara alias telpon-telponan. Kantor cukup menyediakan sambungan internet berkapasitas besar, biaya telepon pun bisa ditiadakan. Ditambah lagi fitur-fitur tambahan seperti file transfer untuk bertukar berkas dengan cepat atau canvas sharing dan desktop sharing yang memudahkan kolaborasi pekerjaan. Namun menggunakan layanan publik seperti Yahoo Messenger, Google Talk (Gtalk) atau MSN tentu ada kekurangannya. Meskipun gratis, lokasi server yang di luar negeri tentu butuh langganan internet yang memadai. Internet putus, komunikasi juga ikut putus. Berbeda dengan jika kita punya layanan chatting sendiri yang servernya dipasang di intranet. Komunikasi pun tidak tergantung layanan internet. Ditambah lagi kantor yang menginginkan kerahasiaan percakapan internalnya. Pilihan menggunakan layanan chatting sendiri pun jadi lebih menarik.Pengalaman saya dengan Openfire sudah dimulai sejak beberapa tahun yang lalu waktu namanya masih Jive Messenger yang kemudian sempat berubah jadi Wildfire. Sampai sekarang Openfire buat saya masih jadi pilihan terbaik. Selain stabil dan matang, mudah di-install dan digunakan, Openfire juga mudah dikembangkan fiturnya dengan tersedianya banyak plugin yang juga gratis. Aplikasi client-nya juga banyak tersedia karena protokol yang digunakan adalah protokol standar, yaitu XMPP alias Jabber yang juga digunakan oleh Gtalk. Ada Pidgin yang bisa untuk beberapa akun sekaligus, Pandion yang cukup ringan atau Spark yang dirilis oleh vendor Openfire sendiri.
Untuk memiliki layanan chatting sendiri menggunakan Openfire kita cukup menyediakan satu komputer yang akan berfungsi sebagai server. Tidak perlu berspesifikasi terlalu tinggi, bisa disesuaikan dengan berapa banyak yang akan menggunakan layanan tersebut di komputer. PC standar rumahan yang ada sekarang sudah cukup digunakan untuk kantor yang tidak terlalu besar. OS-nya bisa pakai Windows atau Linux. Openfire ini berbasis Java yang bisa dijalankan di kedua platform dengan mudah.
Berikutnya adalah database. Bisa menggunakan MySQL yang juga gratis atau embedded database yang sudah termasuk dalam paket Openfire. Kekurangan dari embedded database ini kita tidak bisa lagi mengutak-atik datanya setelah terinstal. Saya lebih merekomendasikan menggunakan MySQL yang kalau tidak ingin repot instalasinya bisa pakai yang paling praktis seperti XAMPP atau WAMP. Meskipun dua paket itu sebenarnya hanya untuk development tapi untuk skala penggunaan kecil masih cukup digunakan untuk layanan chatting bersama Openfire.
Memilih berkas installer di sini, kalau saya lebih suka pilih berkas instalasi yang tanpa proses instalasi (berupa file zip) karena saya biasanya sudah pernah install JDK (Java Development Kit). Setelah download file Openfire dan mengekstraknya, di dalam folder bin ada beberapa berkas yang bisa digunakan untuk menjalankan Openfire. openfired adalah daemon yang bisa dijalankan dari command prompt. Selain itu ada openfire yang akan menampilkan console window yang lebih mudah digunakan karena menyediakan tombol Start, Stop dan Launch Admin untuk membuka admin panel.
Admin panel ini sendiri bisa diakses langsung dengan alamat http://localhost:9090 kalau diakses dari komputer yang sama. Jika belum terinstal maka akan muncul step-step instalasi yang sangat mudah karena hanya perlu memilih bahasa, pilihan database (setelah database selesai dibuat di MySQL) dan mengisi password admin. Begitu selesai, openfire bisa langsung digunakan. User baru bisa dibuat dari admin panel maupun dari aplikasi client.
4.7.Mailing list
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Milis (bahasa Inggris: mailing list) adalah grup diskusi di Internet di mana setiap orang bisa berlangganan dan berikutserta didalamnya. Anggota milis dapat membaca surat dari orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Secara sederhana, milis adalah sebuah daftar alamat surat elektronik yang mempunyai kesukaan/kepentingan yang sama.Saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang yang terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk membalas topik diskusi tersebut atau tidak.
Setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke setiap kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Semua proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau Mail Servers.
Berdasarkan topik diskusi, milis ada bermacam-macam. Ada milis umum, ada milis yang membahas bidang ilmu tertentu (misalnya Teknologi Informasi), ada senarai yang membahas masalah agama, dan sebagainya.
Penyedia layanan milis yang dikenal luas antara lain adalah yahoogroups.com dan googlegroups.com.
Daftar untuk penggunaan milis dapat disebut sebagai daftar distribusi. Dalam milis yang legal atau tidak bermuatan spam, individu dapat berlangganan atau berhenti berlangganan sendiri.
Sejarah
Diskusi dan interaksi antarmanusia dapat dilakukan melalui jaringan Internet. Salah satu media yang paling sederhana untuk melakukan diskusi adalah e-mail menggunakan jasa mailing list server yang dapat menampung ribuan orang dalam berdiskusi melalui e-mail sekaligus.Pada tahun 1987-1988, ketika Internet masih belum berkembang seperti sekarang ini, sekelompok kecil mahasiswa Indonesia di Berkeley, California, Amerika Serikat membentuk mailing list Indonesia yang pertama[rujukan?] dengan alamat e-mail indonesians@janus.berkeley.edu.
Berawal dari milis pertama di Janus diskusi-diskusi antar teman-teman mahasiswa Indonesia diluar negeri pemikiran alternatif berserta kesadaran masyarakat ditumbuhkan. Pola milis ini ternyata terus berkembang dari sebuah milis legendaris di janus, akhirnya menjadi sangat banyak sekali milis Indonesia terutama di host oleh server di ITB & egroups.com. Milis ini akhirnya menjadi salah satu sarana yang sangat strategis dalam pembangunan komunitas di Internet Indonesia.
Persatuan komunitas pelajar dan mahasiswa Indonesia di luar negeri terbentuk dengan adanya fasilitas diskusi maya ini. Awal diskusi sangat membangun dan berjiwa nasionalis. Tema-tema yang diangkat lebih banyak mengenai dialog antarumat beragama.
Beberapa Jenis Milis di Indonesia
Di samping mailing list bertema keagamaan, juga banyak terbentuk mailing list Indonesia yang sifatnya keilmuan seperti:- pau-mikro@ee.umanitoba.ca – yang di kemudian hari menjadi mailing list awal para hacker (peretas) Indonesia.
- ids@listserv.syr.edu - jaringan kajian pembangunan Indonesia.
Sebagian besar mailing list di atas telah menjadi sejarah. Keberadaan dan arsip banyak mailing list Indonesia di masa lalu dulu dapat dilihat di
Pada hari ini, forum komunitas maya Indonesia lebih banyak bertumpu pada fasilitas gratis yang diberikan oleh yahoogroups.com yang dapat diakses di http://groups.yahoo.com/ dan Google pada mesin http://groups.google.com/. Di Indonesia jasa diskusi mailing list gratis dilakukan oleh mesin http://groups.or.id/ yang diletakan di Internet Service Provider CBN.
Cara Menggunakan
- Mendaftar pada group yang diminati, biasanya terdapat pada yahoogroups.com. Pada tahap ini anggota baru akan diminta mengisi database agar informasi dari semua anggota terangkum dengan rapi.
- Mengirim pesan ke milis jika ada sesuatu yang ingin disampaikan seperti info lomba, berita kesehatan, dan lain-lain. Setiap anggota milis berhak menulis apa saja di milis asalkan berita tersebut akurat.
Kegunaan Milis
Melalui milis, dapat diketahui beragam informasi, mulai dari lowongan pekerjaan, lowongan magang, hingga berita-berita terbaru mengenai suatu isu yang sedang hangat diperbincangkan.[sunting] Ciri Khas Milis
Milis dapat dikatakan mirip dengan forum internet karena sama-sama merupakan situs perkumpulan suatu kelompok dengan ketertarikan yang sama. Perbedaan milis dengan forum internet terletak pada adanya notifikasi yang didapat anggota milis pada email mereka masing-masing. Anggota milis dapat memilih apakah ia ingin setiap tulisan terbaru di milis masuk ke dalam notifikasi email mereka atau tidak.Sebuah ''mailing list'' hanyalah merupakan daftar dari alamat ''e-mail'' orang yang tertarik pada subjek yang sama, adalah anggota dari kelompok kerja yang sama, atau yang mengambil kelas bersama-sama. Ketika seorang anggota daftar mengirim catatan ke grup alamat khusus, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar. Kunci keuntungan dari milis atas hal-hal seperti diskusi berbasis web adalah bahwa sebagai pesan baru akan tersedia mereka segera disampaikan kepada para peserta ’kotak surat’.
Sebagian besar anggota milis merasa info-info dari milis tersebut hanya dapat memenuhi muatan email sehingga banyak yang memilih untuk tidak mendapatan notifikasi dari setiap info terbaru dari milis. Padahal, tidak semua orang sempat mengecek pembicaraan terbaru di milis sehingga notifikasi di email sebetulnya mempermudah anggota suatu milis agar mereka tak ketinggalan satu info pun.
[sunting] Dua macam milis
Ada dua macam pengertian jenis milis.- Sebagai daftar pengumuman, di mana sebuah "mailing list" yang digunakan banyak orang sebagai penerima untuk buletin, majalah atau iklan. Secara tradisional, hal ini dilakukan melalui sistem pos, tetapi dengan munculnya e-mail, milis elektronik menjadi populer.
- Sebagai sarana yang memungkinkan anggota untuk melakukan meng-unduh dan memuat data yang didapat kemudian disiarkan ke semua anggota milis lain. Kategori kedua ini biasanya dikenal sebagai daftar diskusi.
[sunting] Listwashing
Listwashing (pembersihan data) merupakan sebuah proses di mana data individu dalam entri milis dihapus. entri data yang dihapus ini biasanya berisi alamat e-mail atau nomor telepon dari orang-orang yang belum secara sah mendaftar dalam milis tersebut. Sebuah entri dihapus dari daftar setelah keluhan diterima. Hal ini dilakukan karena seringkali ada e-mail berisi spam atau info-info yang dianggap tidak penting oleh orang yang mengajukan keluhan. Semua e-mail tersebut memenuhi kotak masuk (inbox) orang tersebut sehingga ia merasa terganggu dan merasa berhak meminta agar semua e-mail tersebut tidak dimasukkan lagi ke dalam milis.[sunting] Kelebihan
- Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar mengirim catatan ke grup tersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.
- Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.
[sunting] Kekurangan
- Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang terkirim ke milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila seseorang jarang membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh terisi milis. Padahal, kapasitas email sangat terbatas. Full inbox juga dapat membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak terbaca. Padahal, pesan tersebut bisa jadi sangat penting.
- Milis tidak bersifat interaktif untuk diskusi karena seseorang tidak dapat menggolongkan pesan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacam direktori, sehingga wacana atau informasi untuk bidang hubungan kemasyarakatan (humas) tidak bercampur dengan kesekretariatan. Atau agenda-agenda yang menjadi program humas dapat dibahas lebih terperinci.
- Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi sangat lambat. Banyak lebar pita internasional tersedot karena hal tersebut.
